KSeF (Krajowy System e-Faktur) to jedna z największych zmian w rozliczeniach przedsiębiorców ostatnich lat. Programiści prowadzący JDG, pracujący na B2B lub wystawiający faktury zagraniczne powinni już teraz wiedzieć, jak poprawnie przygotować się do pracy w systemie.
Czym jest KSeF i kogo dotyczy
KSeF to państwowy system do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. W praktyce oznacza to, że faktura nie jest już zwykłym PDF-em wysłanym mailem, lecz dokumentem w określonym formacie XML, który trafia do systemu Ministerstwa Finansów. Dla programisty na działalności oznacza to:
- zmianę sposobu wystawiania faktur,
- konieczność korzystania z systemu zgodnego z KSeF,
- większą automatyzację księgowości.
Warto podkreślić: nie każda sprzedaż trafia do KSeF — szczególnie przy usługach zagranicznych pojawiają się wyjątki.
KSeF a freelancer IT na B2B
Programista nie musi ręcznie logować się do rządowej aplikacji. Większość nowoczesnych programów księgowych i fakturowych integruje się z KSeF automatycznie. Jeśli świadczysz usługi programistyczne dla polskiej firmy na B2B, sytuacja jest najprostsza. W takim przypadku:
-
wystawiasz fakturę ustrukturyzowaną w KSeF,
-
kontrahent odbiera ją z systemu,
-
nie musisz wysyłać PDF-a (chyba że kontrahent tego chce pomocniczo).
Przeczytaj także: Składka zdrowotna IT 2026
Faktury zagraniczne w KSeF
Faktury dla zagranicznych kontrahentów co do zasady nie trafiają do KSeF. To bardzo ważne rozróżnienie, bo wielu freelancerów IT błędnie zakłada, że każda faktura musi przejść przez KSeF. Jeżeli tworzysz oprogramowanie dla klienta z UE lub USA:
- wystawiasz fakturę poza KSeF,
- nadal stosujesz zasady VAT UE lub eksportu usług,
- możesz wysłać kontrahentowi standardowy PDF.
KSeF + Stripe, Wise i PayPal
Programiści często korzystają z płatności online. Sam fakt otrzymania pieniędzy przez Stripe, Wise czy PayPal nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury. Najczęstszy błąd freelancerów IT to traktowanie raportu z bramki płatniczej jako faktury. To nie jest poprawne podejście podatkowe.
W praktyce wygląda to tak:
- płatność wpływa przez operatora,
- wystawiasz fakturę (w KSeF lub poza nim — zależnie od kraju klienta),
- księgujesz przychód standardowo.
