Podmioty gospodarcze, które prowadzą czynną działalność gospodarczą zobowiązane są do odpowiedniego sporządzania i ewidencji zdarzeń. Niektóre jednak operacje gospodarcze oraz przychody wymagają od przedsiębiorców lub księgowych osobnej dokumentacji. Od momentu wejścia Polski do Unii Europejskiej zarówno prywatni przedsiębiorcy, organizacje non profit oraz jednostki sektora finansów publicznych mają możliwość korzystania ze środków pochodzących z funduszy UE. Nie mogą jednak zapomnieć o odpowiednim dostosowaniu swoich planów kont. Zgodnie z prawem dotacje w księgach rachunkowych ujmować można dwoma metodami – kapitałową, która otrzymane środki ujmuje jako zwiększenie kapitału własnego lub metodą wynikową jako przychody. Wymagania, jakie należy spełnić w przypadku drugiego sposobu ewidencji to posiadanie firmy, która podlega Ustawie o rachunkowości.
Jaki ma sens obowiązkowe prowadzenie odrębnej ewidencji zdarzeń związanych na przykład z realizacją projektu dotowanego ze środków unijnych?
Według prawa i międzynarodowych standardów wyróżnić można dwa typy dotacji – dotacje do aktywów, które wymagają spełnienia odpowiedniego warunku oraz dotacje do przychodu. W przypadku dotacji do aktywów jednostka powinna zakupić, wytworzyć lub w inny sposób pozyskać aktywa trwałe.
Niezbędne i wymagane od przedsiębiorców jest odpowiednie udokumentowanie otrzymania przez firmę środków pieniężnych. Jak w takim przypadku prowadzić ewidencję dotacji otrzymanych ze środków unijnych? W celu sporządzania zapisu przedsiębiorstwo powinno prowadzić odrębną ewidencję zdarzeń.
Metoda kapitałowa ujmowania środków pieniężnych w ramach funduszy stosowana może być przez uczelnie wyższe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej oraz spółdzielnie mieszkaniowe. Wszelkie wpływy środków na rachunki bankowe, zakupy środków trwałych ze środków unijnych, odpisy amortyzacyjne oraz rozliczenie otrzymanych nieodpłatnie wartości niematerialnych ujęte zostaje w księgach za pomocą odpowiedniego konta na przykład – 130 “Rachunek Bankowy” czy 010 “Środki trwałe”.
Metodę przychodową z kolei stosują jednostki podlegające Ustawie o rachunkowości, co do których przepisy systemowe nie zawierają odmiennych uregulowań.
Firmy prowadzące działalność gospodarczą podczas kwalifikacji środków unijnych pamiętać powinny o tym, że Ustawa o rachunkowości przychód rozumie jako uprawdopodobnione powstanie korzyści ekonomicznych o określonej wartości. Dotacje w sposób systematyczny i racjonalny ujmowane powinny być jako przychody w okresach, w których zapewniona zostanie ich współmierność z refundowanymi kosztami ujętymi w rachunku zysków i strat. Jeżeli dotacja dotyczy aktywów podlegających amortyzacji, to również są one ujmowane jako przychód przez okres ekonomicznego użytkowania tych aktywów.
Właściciel firmy, która ubiegała się o dofinansowanie ze środków unijnych musi obligatoryjnie wiedzieć, że sama decyzja o przyznaniu dotacji nie jest równoznaczna z wpływem środków pieniężnych. Do dnia faktycznego wpływu środków dotacji na rachunek bankowy dotacja nie podlega ewidencji księgowej. Dla firmy odpowiednim momentem uprawdopodobnienia otrzymanej dotacji może być moment podpisania umowy lub moment faktycznego przekazania środków dotacji na rachunek beneficjenta. W przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości w trakcie realizacji dotacji lub wykrytych w trakcie kontroli jednostka będzie zmuszona do zwrotu części lub wszystkich otrzymane z UE środków pieniężnych.
