Branża IT jest jednym z najszybciej rozwijających się sektorów gospodarki, który charakteryzuje się specyficznym modelem biznesowym oraz unikalnymi wyzwaniami w zakresie księgowości. Jednym z kluczowych aspektów finansowych dla firm IT jest prawidłowe księgowanie licencji oprogramowania oraz subskrypcji chmur obliczeniowych. W tym artykule przyjrzymy się, jak prawidłowo rozliczać te elementy, by uniknąć błędów i potencjalnych problemów z fiskusem.
Licencje oprogramowania
Licencje oprogramowania stanowią kluczowy element działalności wielu firm IT. Umożliwiają one korzystanie z narzędzi, aplikacji i systemów, które są niezbędne do codziennej pracy, tworzenia produktów czy świadczenia usług. Ze względu na ich znaczenie, licencje te często stanowią znaczącą część inwestycji przedsiębiorstw z tej branży.
Jednorazowe zakupy licencji: Gdy firma nabywa licencję na oprogramowanie za jednorazową opłatą, powinna ją ująć w księgach jako niematerialny środek trwały. Następnie, przez okres użytkowania licencji, wartość tej licencji jest amortyzowana. Ważne jest, by okres amortyzacji odpowiadał rzeczywistemu okresowi używania oprogramowania.
Subskrypcje i modele oparte na użytkowaniu: W przypadku modelu subskrypcji, gdzie firma płaci regularnie za dostęp do oprogramowania, koszty te są ujmowane jako bieżące wydatki operacyjne. Nie są one kapitalizowane jako aktywa, ponieważ firma nie staje się właścicielem licencji na stałe.
Przeczytaj także: Jak optymalizować koszty związane z oprogramowaniem w firmie informatycznej?
Subskrypcje chmur obliczeniowych
Chmura obliczeniowa stała się nieodłącznym elementem wielu firm IT, oferując elastyczność i skalowalność. Podobnie jak w przypadku licencji oprogramowania, kluczowe jest prawidłowe rozliczenie kosztów związanych z chmurą.
Infrastruktura jako usługa (IaaS): Gdy firma korzysta z infrastruktury chmurowej i płaci za jej użytkowanie, koszty te są traktowane jako bieżące wydatki operacyjne. Nie są kapitalizowane, chyba że firma dokonuje znaczących inwestycji w konfigurację i dostosowywanie tej infrastruktury.
Oprogramowanie jako usługa (SaaS): Koszty subskrypcji SaaS są traktowane analogicznie do subskrypcji licencji oprogramowania. Są to bieżące wydatki operacyjne, które nie są kapitalizowane.
O czym pamiętać?
Prawidłowe rozliczanie licencji oprogramowania oraz subskrypcji chmur obliczeniowych jest kluczowe dla firm IT, aby uniknąć problemów z fiskusem i prawidłowo odzwierciedlić sytuację finansową firmy. Ważne jest, by zawsze kierować się aktualnymi przepisami prawa podatkowego oraz zasadami rachunkowości.
Dla firm IT, które regularnie inwestują w nowe technologie, zalecane jest konsultowanie się z ekspertami ds. księgowości oraz śledzenie zmian w przepisach. Tylko wtedy można być pewnym, że wszystkie operacje księgowe są przeprowadzane prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi standardami.
