Jedną z dostępnych opcji wywiązywania z obowiązku ewidencji księgowej w ramach pełnej księgowości jest prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. O czym należy pamiętać? Na co zwrócić uwagę?
Osoby decydujące się na komputerowe prowadzenie ksiąg rachunkowych mają możliwość korzystania z własnego programu lub wykupienia dostępu do dostępnych na rynku programów księgowych. Niezależnie od wybranego sposobu prowadzenia ewidencji księgowej przedsiębiorcy muszą dostosować się do zasad narzuconych przepisami Ustawy o Rachunkowości.
Art. 13 Ustawy o Rachunkowości mówią o tym, że korzystając z komputera podczas prowadzenia ksiąg rachunkowych należy ewidencjonować zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Przedsiębiorca musi posiadać odpowiednie oprogramowanie umożliwiające uzyskiwanie szczegółowych oraz czytelnych informacji pozyskanych z dokonanych zapisów w księgach rachunkowych. Istotna jest również późniejsza możliwość ich wydrukowania oraz przeniesienia na inny komputerowy nośnik danych.
Przedsiębiorca powinien prowadzić księgi rachunkowe w sposób zapewniający automatyczną kontrolę ciągłości zapisów oraz przenoszenia obrotów i sald. Istotne jest również to, aby wydruki komputerowe posiadały automatyczną numerację stron.
Warto również zaznaczyć, że właściciel korzystający z prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera musi zadbać o środki ostrożności chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.
